व्यापार वार्तालाप शिष्टाचार

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व्यवसाय में, नेटवर्किंग करते समय, शिष्टाचार के नियम न केवल आपके कार्यालय के व्यवहार और ई-मेल सामग्री को कवर करते हैं, वे आपके सहयोगियों के साथ बातचीत शिष्टाचार भी शामिल करते हैं। आमने-सामने बातचीत के दौरान व्यावसायिक वार्तालाप शिष्टाचार के बारे में सबसे अधिक सोचा जाता है, लेकिन यह फोन पर भी प्रासंगिक है। दोनों ही मामलों में, सुनने और बात करने की पुराने जमाने की आवश्यकताएं सामने और केंद्र में होनी चाहिए।



हो सकता है कि आप अपने नए पर्यवेक्षक के साथ छोटी-छोटी बातें कर रहे हों, किसी सौदे को आजमाने और बंद करने से पहले, या किसी अन्य कंपनी के प्रतिनिधि को बुलाने से पहले किसी नए ग्राहक के साथ चीजों का पता लगा रहे हों। कोई फर्क नहीं पड़ता कि इनमें से कौन सा उदाहरण आपके संपर्क का कारण है, यह जानना कि क्या कहना है और कैसे सुनना है, एक बेहतर करियर, एक नई व्यावसायिक साझेदारी या सिर्फ एक मजेदार बातचीत के लिए एक बिल्डिंग ब्लॉक हो सकता है। एक बार जब कोई आपके साथ सहज हो जाता है, तो आप उनके साथ अधिक सहज महसूस करेंगे, और अपने लक्ष्यों (नेटवर्किंग, अनुनय, आदि) को प्राप्त करना स्वाभाविक रूप से आ जाएगा। यह न केवल आपको वह प्राप्त करने में मदद कर सकता है जो आप चाहते हैं, यह लगभग हमेशा आपको बहुत सम्मान दिलाएगा।

आइए व्यापार वार्तालाप शिष्टाचार के कुछ बुनियादी सिद्धांतों को देखें।



औपचारिक रहें

औपचारिक होना उत्तम दर्जे का है। बिजनेस में आपको उतनी ही क्लास चाहिए जितनी आपको मिल सकती है। एक हैंडशेक के साथ शुरू करें और यदि आपका परिचय किसी से हो रहा है, तब तक एक शीर्षक (श्रीमान, सुश्री, आदि) का उपयोग करते रहें, जब तक कि आपको पहले नाम के लिए आमंत्रण न मिल जाए। तार्किक रूप से, हाथ मिलाना टेलीफोन पर बातचीत पर लागू नहीं होता है, लेकिन नाम नियम निश्चित रूप से लागू होता है। आप उन्हें अपने पहले नाम के लिए आमंत्रण देकर भी चीजों को आसान बना सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एक बार जब आपने कोई नाम सुना है, तो उसे न भूलें।

नाम याद रखना सम्मान का संकेत देता है, इसलिए उन्हें अपने मेमोरी बैंक में रखने के लिए आपको जो करना है वह करें। ऐसा करने का एक आसान तरीका यह है कि शुरुआती बातचीत के दौरान उनके नाम का जिक्र किया जाए या इससे भी बेहतर, उन्हें किसी और से मिलवाया जाए।



जैसे-जैसे बातचीत आगे बढ़ती है, औपचारिक रहें और अपनी किसी भी बुरी आदत को दिखाने से बचें। इसका मतलब है कि च्युइंग गम, एक बड़े काटने के बीच में बोलना या वाक्य के दौरान पीना समीकरण से बाहर है। टेलीफोन पर बातचीत में यह विशेष रूप से अप्रभावी है। इसके बजाय, यदि आप भोजन के साथ किसी व्यावसायिक समारोह में भाग ले रहे हैं तो छोटे-छोटे बाइट और घूंट से चिपके रहने की कोशिश करें और जब आप फोन पर हों तो खाने से बचें।

जब आपकी चैट समाप्त हो रही हो, तो एक क्लोजिंग हैंडशेक, नाम की एक और पावती और एक बिजनेस कार्ड एक्सचेंज करना न भूलें। बातचीत में प्रत्येक बिंदु के माध्यम से औपचारिक रहकर, आपने आत्मविश्वास और चातुर्य का एक ठोस संतुलन प्रदर्शित किया है। यदि आप एक टेलीफोन वार्तालाप समाप्त कर रहे हैं तो अपने कॉलर को उनके समय के लिए धन्यवाद देना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि भविष्य में एक और बातचीत का पालन करना सुनिश्चित हो, या यदि संभव हो तो आमने-सामने।

सुरक्षित विषयों के साथ बने रहें

आपके मुंह से निकले शब्द एक सफल व्यावसायिक बातचीत की कुंजी हैं। जैसे कि कानून की अदालत में, आप जो कहते हैं वह आपके खिलाफ हो सकता है और इस्तेमाल किया जाएगा। एक बुरा शब्द और यह आपके व्यावसायिक जीवन की अवधि के लिए आपका अनुसरण कर सकता है।

एक व्यावसायिक बातचीत भावनात्मक होने के लिए नहीं होती है, इसलिए यह बहुत ही बुनियादी और नाटक मुक्त होनी चाहिए। जिन विषयों पर चिल्लाने और चीखने-चिल्लाने का जोखिम होता है, वे आमतौर पर धर्म और धन की छत्रछाया में आते हैं। यदि कोई आपको किसी ऐसे विषय पर ले जाने की कोशिश करता है जो आपको विवादास्पद लगता है, तो विचलित न हों और चारा लें। उन टिप्पणियों पर ध्यान न दें और यदि, संयोग से, कोई अन्य व्यक्ति जोर से या भावुक हो जाए, तो स्थिति को शांत करने के लिए उससे कम स्वर में बात करने का प्रयास करें।

अब जब आप विषयों को जान गए हैं, तो ध्यान से सुनना सीखें और अपने यप्पर को बंद रखें...

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